除了价格以外，酒店运营者更应该关注的是PMS整体性能和价值，以及是否可以满足自身需求。尤其对于需求功能复杂的中高端酒店而言，低价PMS从短期成本考虑，看起来往往很有吸引力。但通常情况下需要配置更多定制解决方案和外部系统/资源对接，最终将一定程度上抵消价格优势，反而造成成本上升。
升级/替换PMS的系统着实需要投入大量的时间和金钱，这需要我们能够透彻了解在此过程中的关键点和需要注意的问题，以便能够作出最佳决策。除了价格以外，酒店运营者更应该关注的是PMS整体性能和价值，以及是否可以满足自身需求。本文列出了酒店在采购PMS系统和进行系统升级的过程中常犯的七大错误，这也是我们在此过程中所需要注意的几个关键点。
酒店升级PMS过程中常犯的七大错误
1 系统需求不明确
多个行业人士建议酒店在采购PMS时，应该备有一份详细的清单，仔细列出酒店对系统在技术和使用层面上的需求，这一点在对比不同PMS进行选型时尤为重要。酒店既需要能够清楚理解现有系统的不足，也需要知道酒店在运营过程中的痛点。更为重要的是，还需要具备前瞻性眼光，对未来的使用需求进行合理预测。只有当我们清楚而明确地列出系统的功能要求和系统集成的相关需求时，才是系统采购成功的第一步。
2 把价格作为唯一考量因素
业内人士不建议酒店将价格作为系统采购的唯一考量因素，价格与品质总是对等的，把价格作为唯一考量因素往往会让我们对全局把握有失偏颇。酒店运营者更应该关注的是PMS整体的性能和价值，以及是否可以满足自身需求。
3 未与供应商建立良好合作关系，后续服务保障不到位
对于酒店而言，选择合适的供应商是非常重要的。PMS供应商应该能够与酒店共同协作，有效透明地沟通，提供高品质的服务和支持以确保酒店能够达到设定的期望和目标。在选择系统时，酒店还应该关注系统维护费用，如定制版报表、支持/维护费、系统集成费和其他问题。只有考虑清楚这些问题，酒店才能够判断是否物有所值。
4 没有为未来使用做打算
在进行PMS升级之前，酒店需要充分了解其所在的市场情况以及驱动酒店收入增长的关键因素。只有这样，才能确保系统未来能够满足使用需求。
酒店需要确保其使用的系统能够定期更新，StayNTouch创始人兼CEO Jos Schaap说。酒店需要实时更新其系统，尤其当某些政策法规发生变化时，更要确保及时的系统更新。
5 对系统集成的能力没有充分考虑
大多数的酒店都误认为PMS与其他系统的集成就是“Plug and Play 即插即用”。但实际上系统间的集成需要两家供应商共同协作，通过通用协议的API接口才能完成，过程并不那么简单。很多酒店对系统的“开放性”往往没有给予充分考虑，系统能够支持多少个第三方平台的对接，以及若与业内主流平台进行对接需要花费多长时间，这些都是考虑的关键点。很多时候，到了系统采购的最后关键环节，系统集成的相关需求才被提出来。这意味着留给PMS供应商与其他第三方平台建立/确认这些接口对接的时间是很短的，而这对于酒店而言却是至关重要的。这常常也会给酒店带来不必要的风险和潜在的成本上升。
6 团队没有做好相应的准备
专业人士建议酒店在进行系统更迭/更新时，最好指定专人负责，项目负责人需要能够对管理层的目标和预期有充分了解。虽然在很多独立酒店没有专人负责技术，但指定项目负责人仍是非常必要的。此外，让酒店相关团队对PMS的更换以及后续运营层面上可能发生的改变做好充分的准备，在上线新PMS过程中非常重要。管理层在此事上也应取得各个相关部门的支持。毕竟，在更换/更新系统后，酒店管理层希望看到一些变化，而不是和以前一样一成不变。
7 没有对用户体验进行充分考虑
PMS需要能够让酒店员工与客人的每次沟通和交流更为及时和高效。我们今天看到，无论是入住还是离店或者提供服务，客人在越来越多地使用自助Kiosk服务，然而回想起来，Kiosk刚刚推出的时候，依然面临笨拙和耗时的问题。因此，自动化的PMS解决方案必须好用、易用，并可以反映出酒店服务水平。
我们可以仔细思考这样几个问题：当我们去审视客人在酒店的旅程时，入住和离店过程酒店是否还存在某些低效的环节？让每一位客人满意，难度有多大，或者说有多容易？如果只能采用一种方式让客人在酒店中感受到无缝的旅行体验，那将会是什么？
什么是更新酒店PMS的最佳时机？
我们很难去限定或规定酒店替换PMS的最佳时机，但是我们建议酒店运营者最好在时间准备充分的情况下来考虑此事，而不是在有压力的状况下。给酒店进行计划、评估和讨论此事的时间越充裕越好，结果也更可能令人满意。如果之前使用的PMS合同快到期了，酒店再去考虑此事匆忙决定，很大程度上来说，可能不会产生让人极其满意的结果。
PMS系统需要保持与时俱进，千万不要等到因为系统过时无法进行运营和业务支撑的时候再去考虑系统替换。同时酒店也需要与软件、硬件供应商保持沟通，确定系统升级和更新的频率。当然，系统的更新也要注意度的掌握，如果酒店的PMS系统运转良好且高效，那么系统更新在各项任务中的优先级也可进行调整，不必那么急迫。
市场上的新技术层出不穷。当我们看到有些技术代表了新一代发展方向，也过了初试市场测试阶段时，或是我们可以考虑去采用新技术的一个时间点了。其中需要重点考虑的依然是系统集成问题，系统在这方面必须能够充分满足酒店的使用需求，减少因为系统对接问题而对酒店造成的影响。当我们看到系统已经无法帮助我们维持对客服务水平时，当我们看到IT人员忙于系统维护而不是系统业务创新时，我们是时候需要考虑去升级酒店的PMS系统了。
此外，当酒店品牌或者业主方更迭，也是酒店需要考虑更新酒店系统的时候。这个时候，酒店可能有新的流程需要实施，新的要求需要实现，而原来的系统可能无法支撑。在这种情况下，一般酒店都会有针对系统层面上的预算计划，对于酒店而言，这也是可考虑进行系统更新的时间点。
至于系统更新所需的时间，业内人士认为，系统的更新完全可以在日常工作中实现，大概需要4-8周。酒店最好在旺季结束后来进行实施，一方面可以使酒店有充分时间忙于旺季的准备，另一方面也使酒店员工能有充分时间对新的系统学习了解，管理层也能够有效评估系统对接的有效性并最大化其效用。新系统的安装，从来不是以影响用户体验为代价的。
如何在预算范围内选择最适合酒店需求的PMS
好的PMS产品不仅仅能够帮助管理者节约时间，还应该能助力最佳决策的制定，并在与用户互动的时间内发挥其最大的时间效能。酒店大概每7年会考虑更新PMS系统，更换之前，充分了解供应商服务的其他酒店和案例以及用户对使用体验的详实评价，是非常重要的。更进一步来说，酒店还应该多去了解一些与自己酒店类似的其他酒店用户的情况，以及所在本地的一些小型酒店或酒店品牌的评价，这样我们才能够确保供应商能够提供满足本土城市需求的功能和服务，比如发票，以及当地财政部门要求的一些其他功能。
同时酒店也需要考虑更新PMS所涉及的短期和长期投入。这方面来说，使用云端PMS产品的好处比较显而易见，技术发展趋势一定是越来越开放，越来越移动化。基于云架构，酒店在系统上的投入也会逐渐由资本性支出转变为运营性支出。
对于酒店而言，可能需要准备两份清单：一份清单列出酒店目前通过系统实现的功能和服务，同时列出未来酒店想把哪些功能和服务从PMS拿出来，通过其他方式实现；另一份清单则列出酒店目前系统使用的痛点，并进行多家系统比较，看哪一种解决方案能够更好满足酒店的需求。
或者酒店可以考虑请一位中立的独立顾问来辅助酒店完成从评估、决策到实施的整个流程。整个过程中涉及到的技术点和要点非常多，对于酒店而言这是一笔财政支出，也需要物有所值。只有当决策和实施流程被管理好，才能确保系统上线后能够实现最佳客户体验。如何制定最佳采购决策，这里有几个要点供参考：
（1）清晰明了的列出待考虑的供应商清单和酒店的预算；
（2）明确预算构成，包括初始投入，后期维护，需要投入的人员技术支持，在地硬件/网络要求等；
（3）记录酒店目前使用的系统所需改进的问题；
（4）记录酒店目前使用系统的关键核心功能，新系统需要具备这些功能或在基础上改进；
（5）对供应商在安装、培训和支持方便的用户评价进行充分了解；
（6）一般来说，奢华酒店的业务结构比较复杂，了解同类酒店的系统使用情况及其重要。很多系统在进行系统演示时看起来是很好的，但实际上在使用过程中，可能依然会存在重要的功能缺失或使用不友好的问题。
